Didalam sebuah resepsi pernikahan seringkali masalah terjadi bukan pada saat acara dan prosesi, namun seringkali terjadi pasa saat sesi tamu undangan berpamitan, mengucapkan selamat kepada kedua mempelai serta acara sesi foto bersama yang melibatkan keluarga besar, relasi dari kedua mempelai dan kedua orang tua.
Berdasarkan pengalaman yang sudah bertahun – tahun dan sharing saya bersama dengan rekan – rekan vendor sekalian, maka dalam notes saya kali ini saya ingin sharing mengenai minimal standart tugas dan tanggung jawab Wedding Organizer dalam acara sesi tersebut.
Kecepatan, koordinasi yang baik, pelayanan yang maksimal itulah yang sangat didambakan dan diharapkan dari team Wedding Organizer oleh kedua mempelai,tamu undangan yang begitu banyak, MC, dan juga team Foto dan Video.
Dan hal tersebut jujur saya katakan tidaklah mudah. Jujur saya ingin mengatakan bahwa di Bandung ini hanya beberapa Wedding Organizer yang excellent dalam mengatur dan memanage sesi ini dengan sangat baik, selebihnya pada masih bergumul soal ini. Saya pun dan team masih terus belajar dan meningkatkannya.
Saya harap informasi ini juga dibaca dan dipahami oleh calon kedua mempelai yang seringkali mengangap bahwa sesi bagian ini tidak perlu bantuan Wedding Organizer yang maksimal. Justru bagian inilah dimana Wedding Organizer melakukan “dirty works” nya. DIsini seringkali omelan dari tamu undangan bahkan cacian makian diterima oleh team Wedding Organizer. Bagi yang sudah biasa mengalaminya ini adalah hal yang memang harus diterima namun banyak cara sih untuk dapat menanggulanginya.
Nah melalui notes ini saya jelaskan sedikit dari gambar layout yang saya buat dan saya bagi menjadi 7 point area yang harus diperhatikan dan 5 Crew WO yang bertugas dari Crew A sampai E. Mohon masukan dari rekan rekan vendor sekalian. Semoga informasi ini dapat membantu dan mengingatkan kita kembali untuk memberikan pelayanan yang terbaik bagi client kita.
KETERANGAN :
1. Flow tamu undangan naik keatas pelaminan untuk berjumpa dengan kedua mempelai dan orang tua dengan bertujuan untuk mengucapkan selamat ataupun untuk berfoto bersama dengan mempelai
2. Flow tamu undangan turun dari pelaminan setelah berjumpa dengan mempelai
3. Kursi yang berjumlah 2 unit dimana harus disiapkan Wedding Organizer untuk dijadikan tempat duduk sementara bagi kedua orang tua mempelai pria
4. Kursi yang berjumlah 2 unit dimana harus disiapkan Wedding Organizer untuk dijadikan tempat duduk sementara bagi kedua orang tua mempelai wanita
5. Area belakang kursi pelaminan yang ada dipanggung dimana akan dijadikan area para tamu undangan dan relasi yang dapat berdiri sepanjang kursi untuk sesi pemotretan. Area tersebut harus diatur terlebih dahulu oleh Wedding Organizer agar tempatnya memungkinkan untuk berdiri untuk mengikuti sesi foto bersama mempelai.
6. Kursi tambahan disayap kiri yang disediakan oleh Wedding Organizer untuk menambah kuota orang berfoto didalam sesi foto. (jika memungkinkan dan dibutuhkan).
7. Kursi tambahan di sayap kanan yang disediakan oleh Wedding Organizer untuk menambah kuota orang berfoto didalam sesi foto. (jika memungkinkan dan dibutuhkan).
TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB WEDDING ORGANIZER DALAM SESI PEMOTRETAN
A. Crew Wedding Organizer ini berada diarea sebelah kiri panggung depan, dimana dia bertugas untuk berinisiatif dan proactive menanyakan kepada tamu undangan apakah mereka hendak berfoto atau mengucapkan selamat kepada kedua mempelai. Crew ini juga mencatat dan mengatur keluarga atau relasi mana sajakah yang didahulukan didalam sesi foto. Tentunya penampilan yang baik, tatacara bahasa yang baik serta proaktif sangatlah harus dimiliki oleh crew Wedding Organizer ini.
B. Crew Wedding Organizer yang satu ini berada tepat didekat tangga naik pelaminan sebelah kiri panggung. Dia bertugas untuk memastikan setiap flow tamu undangan dapat naik dengan baik. Jika ada tamu undangan yang berusia lanjut (lansia) maka dia bertugas untuk membantu tamu undangan tersebut dapat naik. Crew ini juga bertugas untuk menjadi petugas buka dan tutup area tangga pelaminan sebelah kiri. Jika ada sesi pemotretan maka Crew ini bertugas untuk menyediakan juga kursi di area nomor 3 dan 6.
C. Crew Wedding Organizer ini adalah sang pemimpin WO itu sendiri, dia berada dipanggung dan memimpin semua crew yang bertugas. Sang pemimpin ini pun bertugas untuk memastikan kedua orang tua dan mempelai didalam keadaan yang baik untuk mengikuti sesi foto. Dan Crew ini pun bertugas mengatur posisi para tamu undangan yang hendak berfoto dengan mempelai. Crew ini harus bekerja sigap dan cepat, sehingga acara sesi foto dapat berjalan dengan lancar.
D. Crew ini berada tepat didekat tangga pelaminan sebelah kanan dimana bertugas membantu seluruh tamu undangan dapat turun dengan baik sehingga tidak terjadi hal yang tidak diinginkan. Crew ini bertugas membantu crew C dalam menyediakan kursi yang berada di point 7, point 4 dan memastikan area point 5 dapat digunakan dengan baik.
E. Crew Wedding Organizer ini bertugas untuk mencari dan menanyakan kepada keluarga yang biasanya didekat area VIP untuk berpartisipasi dalam sesi foto bersama. Mencatat nama mereka, memastikan keluarga berkumpul dengan segenap anggotanya dan mempersilahkan keluarga untuk berada diarea crew WO A dan B untuk dapat naik dari sisi kiri pelaminan. Namun tidak tertutup kemungkinan keluarga atau relasi yang hendak difoto dapat naik dari sisi kanan pelaminan dengan adanya koordinasi dari Crew A, B dan C. Sehingga tidak terjadi tabrakan flow masa yang akan naik dari sisi kiri pelaminan dan sisi kanan pelaminan.
F. Mereka adalah team dokumentasi ( Photography dan Videography) mereka bertugas untuk mendokumentasikan dengan kecepatan karena sesi foto didalam resepsi bersangkutan dengan masa yang banyak yang memiliki tingkat kesabaran yang tidak banyak.
Untuk itu saya ingin menginformasikan bahwa hal - hal diatas adalah tugasnya Wedding Organizer dan bukanlah tugas seorang MC, bukanlah tugas fotographer, Videographer apalagi tugas anggota keluarga mempelai itu.
Salam
